Referat af Generalforsamling 2015

Generalforsamling i Grundejerforeningen Røntoppen, afholdt 19. november 2015. 

Der var 10 husstande repræsenteret med fremmøde af i alt 11 personer – deraf 4 fra bestyrelsen idet sekretæren havde lovligt forfald.

Pkt. 1 Valg af dirigent:

Mogens Priess i nr. 304 blev enstemmigt valgt, og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Pkt. 2 Formandens beretning

Formand Kjeld Nielsen (nr. 302) redegjorde for årets aktiviteter:

Bestyrelsen blev efter generalforsamling 2014 konstitueret således:
Kjeld Nielsen (302) formand
Stefan Væggemose (328) sekretær
Christina Kejser Halse (318) kasserer
Majken Nielsen (294) aktivitetsansvarlig
Martin Kolby (296) legepladsansvarlig

Aktiviteter i årets løb:

  • Fastelavn afholdt på legepladsen med deltagelse af 8 børn og 9 voksne.
  • Vejen blev fejet op til påske.
  • Slåplan og nyhedsbrev udsendt i marts.
  • Legepladsdag afholdt sidst i april med deltagelse af 7 beboere. Der blev fejet og ryddet ukrudt. Desuden blev næsten hele hegnet mod marken udskiftet. Det viste sig at hegnet var i meget ringe forfatning. Hegnet blev derfor nedtaget, og der blev boret for til nye stolpe huller via anlægsgartner. Der blev isat 11 nye stolper og opsat nyt hegn.
  • Sommerfest blev afholdt i slutningen af august med deltagelse af 10 voksne og 10 børn. Undtagelsesvis fik vi lov at låne garagen ved nr. 292 af Anders og Lene.
  • Bestyrelsen har arbejdet med modernisering af vedtægterne samt planlagt overgang til elektronisk kommunikation med medlemmerne.
Pkt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af regnskab:

Det på mail udsendte regnskab blev godkendt uden bemærkninger.

Pkt. 4 Fremlæggelse og godkendelse af budget og kontingent:

Vi har fortsat ikke modtaget regning for snerydning i 6 år. Der blev telefonisk rykket for regningen i 2013 og 2014. Vi har derfor hensat 20.000 til snerydning.

Budgettet er justeret i forhold til de regninger, som vi modtager.

Kontingent er uændret 800,- kr. pr. år. Budgettet blev godkendt.

Pkt. 5 Indkomne forslag:

Ingen forslag modtaget.

Pkt. 6 Vedtægtsændringen mhp. fremtidig elektronisk kommunikation samt modernisering af sprog og tekst:

Formanden redegjorde for forløbet omkring vedtægtsændringerne, samt baggrunden for bestyrelsens ønske om elektronisk kommunikation og modernisering af vedtægterne.

Der var planlagt ekstraordinær generalforsamling umiddelbart i forlængelse af den ordinære generalforsamling. Dette var dog aflyst igen, da det var i strid med vedtægten.

Ligeledes var bestyrelsen blevet opmærksom på,  at vedtægtsændringer efter Planloven skulle godkendes i sin helhed af Favrskov kommune. Der var derfor taget kontakt til kommunen og forløbet mhp. godkendelse aftalt.

De udsendte vedtægts ændringer blev gennemgået punkt for punkt.

Der blev fra generalforsamlingen vedtaget ændring i § 4 således at ”straf gebyr” ved skriftlig påmindelse om restance skal fastsættes af generalforsamlingen. Linie 7 i § 4 ændres derfor til:

”I forbindelse med skriftlig påmindelse opkræves et ekstra gebyr fastsat af generalforsamlingen”

Der blev dog i skyndingen ikke fastsat noget aktuelt beløb, så vi fortsætter med 50 kr. frem til næste generalforsamling.

Til § 5 blev drøftet om man skulle indføje mulighed for at få generalforsamlings indkaldelser mv. i papirform for enkelte personer – man valgte dog at bibeholde forslaget om kun at udsende elektronisk, som oprindeligt foreslået.

Til § 10 var tidligere udsendt et ændringsforslag efter indsigelse fra et medlem. Formanden havde et nyt forslag til sidste afsnit i § 10, som blev vedtaget.

§ 10 vil derefter være:
Første afsnit uændret fra den gamle vedtægt og svarende til det udsendte ændringsforslag.

Sidste afsnit:
”Foreningen kan sammensluttes med anden grundejerforening, når forslaget herom vedtages af bestyrelsen og herefter vedtages på en generalforsamling såfremt 2/3 af medlemmerne stemmer for forslaget. Hvis der ikke er tilstrækkeligt fremmøde til generalforsamlingen kan forslaget fremsættes på en ekstraordinær generalforsamling og vedtages med simpelt flertal efter reglerne i ovenstående afsnit.

Beslutninger under § 10 kræver i henhold til planloven godkendelse af Favrskov kommune.”

Der var herefter enighed om vedtægtsændringerne blandt de fremmødte.

Vedtægten kunne dog ikke vedtages, da der ikke var det fornødne antal medlemmer fremmødt. Bestyrelsen indkalder derfor til ekstraordinær generalforsamling den 8.12.2015 med henblik på vedtagelse af de ændrede vedtægter i den foreliggende helhed. Vedtægterne vil så kunne vedtages med simpelt flertal af de fremmødte i henhold til § 10.

Pkt. 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer

Følgende blev valgt til bestyrelsen:

Martin Kolby, nr. 296 blev genvalgt – endvidere uden modkandidater:
Heidi Højgaard, nr. 284, Herskind@privat.dk
Michael Bjerregaard, nr. 326, mb@mbautocenter.dk, blev valgt efter mundtligt tilsagn, var akut forhindret I at være til stede.

Pkt. 8 Valg af suppleanter:

Kjeld Nielsen, nr. 302
Jens Christian Østergaard Andersen, nr. 320

Pkt. 9 Valg af revisorer:

Ingen nyvalg, da revisor og revisorsuppleant blev valgt for to år i 2014.

Pkt. 10 Evt:

Finn Pedersen nr.268 spurgte til højt kloakdæksel på stien mod vest ned mod øvrige  Rønvang. Formanden kunne oplyse af den del af stien lige netop ikke hørte til os, skulle måske kontakte RVG-Hinnerup.

Finn Pedersen nr.268 anførte, at der var problemer med afledning af regnvand på de nederste stikveje med de stigende regnmængder. Foreslog at man forberedte evt. ændringer af placering af afløbsristene ved kantsten med tanke på renovering af asfalten med tiden. Der skulle ligge et forslag i mappen over ”Vejsagen” – ellers har Finn kopi.

Formanden takkede Majken for bestyrelsesarbejdet og Mogens for dirigent arbejdet.

Referent:    Kjeld Nielsen, nr. 302                           Dirigent:  Mogens Priess, nr. 304

Formand :   Kjeld Nielsen,nr.302                             Kasserer:  Christina Halse, nr. 318

Legepladsansvarlig: Martin Kolby, nr. 296               Aktivitetsansvarlig: Majken Nielsen, nr. 294