Referat af ekstraordinær generalforsamling 2015

Ekstraordinær Generalforsamling i Grundejerforeningen Røntoppen, afholdt 8. december 2015.
Der var 10 husstande repræsenteret med fremmøde af i alt 10 personer – deraf 5 fra bestyrelsen.

De fremmødte var:

Kjeld Nielsen (302)
Finn Pedersen (268)
Mogens Priess (304)
Sven S. Hansen (298)
Majken Nielsen (294)
Stefan Væggemose (328)
Martin Kolby (296)
Heidi Højgaard (284)
Michael Bjerregaard (326)
Christina Kejser Halse (318)

Pkt. 1 Valg af dirigent
Finn Pedersen (nr. 268) blev enstemmigt valgt og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Pkt. 2 Vedtægtsændringer
Stefan Væggemose (328) gennemgik de ændringer i paragraf 4 og paragraf 10, som blev besluttet på den ordinære generalforsamling den 19. november.

Afstemning om vedtægtsændringerne blev derefter gennemført, og resultatet var:
10 husstande stemte for.
0 husstande stemte imod.

Vedtægterne er hermed vedtaget af generalforsamlingen. Vedtægterne sendes til endelig godkendelse hos Favrskov Kommune.

Pkt. 3 Evt
Stefan Væggemose orienterede om, at bestyrelsen mødes i januar for at konstituere sig.

Referent og bestyrelsesmedlem: Christina Kejser Halse (318)
Dirigent: Finn Pedersen (268)
Bestyrelsesmedlem: Stefan Væggemose (328)
Bestyrelsesmedlem: Martin Kolby (296)
Bestyrelsesmedlem: Heidi Højgaard (284)
Bestyrelsesmedlem: Michael Bjerregaard (326)

Referat af Generalforsamling 2015

Generalforsamling i Grundejerforeningen Røntoppen, afholdt 19. november 2015. 

Der var 10 husstande repræsenteret med fremmøde af i alt 11 personer – deraf 4 fra bestyrelsen idet sekretæren havde lovligt forfald.

Pkt. 1 Valg af dirigent:

Mogens Priess i nr. 304 blev enstemmigt valgt, og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Pkt. 2 Formandens beretning

Formand Kjeld Nielsen (nr. 302) redegjorde for årets aktiviteter:

Bestyrelsen blev efter generalforsamling 2014 konstitueret således:
Kjeld Nielsen (302) formand
Stefan Væggemose (328) sekretær
Christina Kejser Halse (318) kasserer
Majken Nielsen (294) aktivitetsansvarlig
Martin Kolby (296) legepladsansvarlig

Aktiviteter i årets løb:

  • Fastelavn afholdt på legepladsen med deltagelse af 8 børn og 9 voksne.
  • Vejen blev fejet op til påske.
  • Slåplan og nyhedsbrev udsendt i marts.
  • Legepladsdag afholdt sidst i april med deltagelse af 7 beboere. Der blev fejet og ryddet ukrudt. Desuden blev næsten hele hegnet mod marken udskiftet. Det viste sig at hegnet var i meget ringe forfatning. Hegnet blev derfor nedtaget, og der blev boret for til nye stolpe huller via anlægsgartner. Der blev isat 11 nye stolper og opsat nyt hegn.
  • Sommerfest blev afholdt i slutningen af august med deltagelse af 10 voksne og 10 børn. Undtagelsesvis fik vi lov at låne garagen ved nr. 292 af Anders og Lene.
  • Bestyrelsen har arbejdet med modernisering af vedtægterne samt planlagt overgang til elektronisk kommunikation med medlemmerne.
Pkt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af regnskab:

Det på mail udsendte regnskab blev godkendt uden bemærkninger.

Pkt. 4 Fremlæggelse og godkendelse af budget og kontingent:

Vi har fortsat ikke modtaget regning for snerydning i 6 år. Der blev telefonisk rykket for regningen i 2013 og 2014. Vi har derfor hensat 20.000 til snerydning.

Budgettet er justeret i forhold til de regninger, som vi modtager.

Kontingent er uændret 800,- kr. pr. år. Budgettet blev godkendt.

Pkt. 5 Indkomne forslag:

Ingen forslag modtaget.

Pkt. 6 Vedtægtsændringen mhp. fremtidig elektronisk kommunikation samt modernisering af sprog og tekst:

Formanden redegjorde for forløbet omkring vedtægtsændringerne, samt baggrunden for bestyrelsens ønske om elektronisk kommunikation og modernisering af vedtægterne.

Der var planlagt ekstraordinær generalforsamling umiddelbart i forlængelse af den ordinære generalforsamling. Dette var dog aflyst igen, da det var i strid med vedtægten.

Ligeledes var bestyrelsen blevet opmærksom på,  at vedtægtsændringer efter Planloven skulle godkendes i sin helhed af Favrskov kommune. Der var derfor taget kontakt til kommunen og forløbet mhp. godkendelse aftalt.

De udsendte vedtægts ændringer blev gennemgået punkt for punkt.

Der blev fra generalforsamlingen vedtaget ændring i § 4 således at ”straf gebyr” ved skriftlig påmindelse om restance skal fastsættes af generalforsamlingen. Linie 7 i § 4 ændres derfor til:

”I forbindelse med skriftlig påmindelse opkræves et ekstra gebyr fastsat af generalforsamlingen”

Der blev dog i skyndingen ikke fastsat noget aktuelt beløb, så vi fortsætter med 50 kr. frem til næste generalforsamling.

Til § 5 blev drøftet om man skulle indføje mulighed for at få generalforsamlings indkaldelser mv. i papirform for enkelte personer – man valgte dog at bibeholde forslaget om kun at udsende elektronisk, som oprindeligt foreslået.

Til § 10 var tidligere udsendt et ændringsforslag efter indsigelse fra et medlem. Formanden havde et nyt forslag til sidste afsnit i § 10, som blev vedtaget.

§ 10 vil derefter være:
Første afsnit uændret fra den gamle vedtægt og svarende til det udsendte ændringsforslag.

Sidste afsnit:
”Foreningen kan sammensluttes med anden grundejerforening, når forslaget herom vedtages af bestyrelsen og herefter vedtages på en generalforsamling såfremt 2/3 af medlemmerne stemmer for forslaget. Hvis der ikke er tilstrækkeligt fremmøde til generalforsamlingen kan forslaget fremsættes på en ekstraordinær generalforsamling og vedtages med simpelt flertal efter reglerne i ovenstående afsnit.

Beslutninger under § 10 kræver i henhold til planloven godkendelse af Favrskov kommune.”

Der var herefter enighed om vedtægtsændringerne blandt de fremmødte.

Vedtægten kunne dog ikke vedtages, da der ikke var det fornødne antal medlemmer fremmødt. Bestyrelsen indkalder derfor til ekstraordinær generalforsamling den 8.12.2015 med henblik på vedtagelse af de ændrede vedtægter i den foreliggende helhed. Vedtægterne vil så kunne vedtages med simpelt flertal af de fremmødte i henhold til § 10.

Pkt. 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer

Følgende blev valgt til bestyrelsen:

Martin Kolby, nr. 296 blev genvalgt – endvidere uden modkandidater:
Heidi Højgaard, nr. 284, Herskind@privat.dk
Michael Bjerregaard, nr. 326, mb@mbautocenter.dk, blev valgt efter mundtligt tilsagn, var akut forhindret I at være til stede.

Pkt. 8 Valg af suppleanter:

Kjeld Nielsen, nr. 302
Jens Christian Østergaard Andersen, nr. 320

Pkt. 9 Valg af revisorer:

Ingen nyvalg, da revisor og revisorsuppleant blev valgt for to år i 2014.

Pkt. 10 Evt:

Finn Pedersen nr.268 spurgte til højt kloakdæksel på stien mod vest ned mod øvrige  Rønvang. Formanden kunne oplyse af den del af stien lige netop ikke hørte til os, skulle måske kontakte RVG-Hinnerup.

Finn Pedersen nr.268 anførte, at der var problemer med afledning af regnvand på de nederste stikveje med de stigende regnmængder. Foreslog at man forberedte evt. ændringer af placering af afløbsristene ved kantsten med tanke på renovering af asfalten med tiden. Der skulle ligge et forslag i mappen over ”Vejsagen” – ellers har Finn kopi.

Formanden takkede Majken for bestyrelsesarbejdet og Mogens for dirigent arbejdet.

Referent:    Kjeld Nielsen, nr. 302                           Dirigent:  Mogens Priess, nr. 304

Formand :   Kjeld Nielsen,nr.302                             Kasserer:  Christina Halse, nr. 318

Legepladsansvarlig: Martin Kolby, nr. 296               Aktivitetsansvarlig: Majken Nielsen, nr. 294

Referat fra Generalforsamlingen 2014

Referat
Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Røntoppen, afholdt 20. november 2014.

Der var 9 deltagere fra 8 husstande hvoraf de 5 deltagere var bestyrelsen.
Pkt. 1 Valg af dirigent:
Else Nørby ( nr. 302 ) blev enstemmigt valgt, og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.
Pkt. 2 Formandens beretning:
Formand Kjeld Nielsen ( nr. 302 ) berettede om årets aktiviteter, og indeholdt som følger.:
Bestyrelsen blev efter generalforsamlingen 2013 konstitueret således:
Kjeld Nielsen (302) formand
Søren Iversen (324) kasserer
Finn Pedersen (268) sekretær
Majken Pedersen (294) aktivitetsansvarlig
Martin Kolby (296) Legepladsansvarlig

Aktiviteter:
Året har budt på følgende aktiviteter og opgaver:
Fastelavn blev afholdt på legepladsen med deltagelse af 20 – 25 voksne og børn.
Vejen blev fejet op til påske.
Slåplan blev uddelt i foråret og er overordnet pænt fulgt.
Legepladsdag blev afholdt sidste weekend i april med deltagelse af 6 – 7 beboere. Der er fortsat kun behov for almindelig oprydning.

Beretningen blev godkendt

Pkt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af regnskab:
Regnskabet blev gennemgået, samt gennemgang af vejfondsmidler, regnskabet blev godkendt.

Pkt.4 Fremlæggelse og godkendelse af budget :
Foreningen har stadig ikke modtaget regning for snerydning, så der må imødeses en stor faktura.
Afkastet fra vejfonden bliver mindre i år, idet der har været nogle “skæve” renteudbetalinger i forbindelse med udløb på indlånsaftaler.
Formanden orienterede om at vi formentlig skal til at hæve kontingentet i forbindelse med at stamvejen ( helt nede fra Ådalsvej ) bliver privatiseret og skal vedligeholdes af alle foreninger i fællesskab, kloak, fejning, vinterrydning o.s.v.
Kontingent uændret, kr. 800,- pr. år

Pkt. 5 Indkomne forslag
Der var indkommet forslag, fra nr. 318 Christina Kejser Halse, om saltning af veje i forbindelse med vintervedligeholdelsen. Efter en debat med argumenter for og imod blev det besluttet at der i første omgang ikke skal saltes generelt, både af hensyn til det vedtagne budget, samt uenighed i holdninger til saltning og eventuelle skade påvirkninger.
Bestyrelsen undersøger muligheder og priser for saltning, alternativt hurtigere og oftere rydning og grusning af veje.

Pkt. 6 Valg af bestyrelsesmedlemmer:
Følgende blev valgt til bestyrelsen:
Stefan Væggemose nr. 328
Christina Kejser Halse nr. 318

Pkt. 7 Valg af suppleanter:
Niels Berg nr. 314
Michael Bjerregård nr. 326

Pkt. 8 valg af revisor og suppleant:
Genvalg til revisor Svend Sandby Hansen nr. 328
Genvalg til suppleant Henrik Jensen Nr. 298

Pkt. 9 Eventuelt:
Opfordring til nabohjælp: Da der i Røntoppens område har været et par indbrud inden for en meget kort periode lige op til generalforsamlingen, kan man opfordre til nabohjælp.
De enkelte stikveje må selv arrangere nabohjælp.

Bestyrelsen blev opfordret til at indsamle mailadresser for hurtigere at kunne få budskaber ud til medlemmerne.

Formanden takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer for deres indsats.

Dirigenten takkede for god ro og orden

 

Kjeld Nielsen                                  Finn Pedersen                                                                Else Nørby

 

 

Formand                                            Referent                                             Dirigent

Referat fra Generalforsamlingen 2013

Referat fra generalforsamling
Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Røntoppen, afholdt 21. november 2013.
Tilstede var repræsenteret 7 husstande hvoraf de 4 sad i bestyrelsen.
Pkt. 1 Valg af dirigent:
Mogens Priess-Sørensen ( nr. 304 ) blev enstemmigt valgt, og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.
Pkt. 2 Formandens beretning:
Formand Kjeld Nielsen ( nr. 302 ) berettede om årets aktiviteter, og indeholdt som følger.:

  • Bestyrelsen blev efter generalforsamlingen 2012 konstitueret således:
  • Kjeld Nielsen (302) formand
  • Søren Iversen (324) kasserer
  • Finn Pedersen (268) sekretær
  • Majken Pedersen (294) aktivitetsansvarlig
  • Martin Kolby (296) Legepladsansvarlig

Aktiviteter:

Året har budt på følgende aktiviteter og opgaver:

  • Fastelavn blev afholdt på legepladsen med deltagelse af 20 – 25 voksne og børn.
  • Vejen blev fejet op til påske – og vi har i bestyrelsen vedtaget at vejen fremover bliver fejet hvert forår.
  • Slåplan blev uddelt i foråret og er overordnet pænt fulgt.
  • Legepladsdag blev afholdt sidste weekend i april med deltagelse af 6 – 7 beboere. Der er fortsat kun behov for almindelig oprydning.
  • Vi deltog ikke i Sct. Hansfest, som besluttet på forrige generalforsamling. Grundejerforeningen Rønvangen har i den forbindelse gjort opmærksom på at vore børn ikke kan få gratis pølser ved bålpladsen.
  • På foranledning af en beboer blev interessen for fibernet mhp. højhastigheds internet undersøgt. Kun 3 husstande på vejen var interesserede, hvorfor grundlaget ( 8 husstande ) ikke var tilstede.
  • NCC har efterset vejen og givet et detaljeret tilbud på nyt slidlag til ca. 400.000 kr. De mente dog sagtens at vejen kunne vente flere år endnu, men tilrådede revneforsegling af stikvejene.
  • Stikvejene blev revneforseglet i slutningen af oktober for 16.600 kr.
  • Vi har rykket for regning for snerydning – så må vi blot afvente.
  • Vedrørende stien nedenfor grundejerforeningen og spring mellem kloakdæksler og flisebelægning er det ikke kommunens opgave at udbedre dette – det viser sig dog at næsten hele stien med samtlige dæksler tilhører grundejerforeningen Røntoppen. Jeg har ikke foretaget mig yderligere.

Beretningen blev godkendt
Pkt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af regnskab:
Regnskabet blev godkendt uden bemærkninger.

Pkt.4 Fremlæggelse og godkendelse af budget :
Foreningen har stadig ikke modtaget regning for snerydning, så der må imødeses en stor faktura.
Afkastet fra vejfonden bliver mindre idet der er udløb på indlånsaftaler.

Pkt. 5 Indkomne forslag
Der var ikke indkommet forslag.
Pkt. 6 Valg af bestyrelsesmedlemmer:
Følgende blev genvalgt til bestyrelsen:

  • Majken Nielsen nr. 294
  • Martin Koldby nr. 296
  • Kjeld Nielsen nr. 302

Pkt. 7 Valg af suppleanter:

  • Stefan Væggemose nr. 328
  • Heidi Højgaard nr. 284

Pkt. 8 valg af revisor og suppleant:
Genvalg til revisor Svend Sandby Hansen nr. 328
Genvalg til suppleant Henrik Jensen Nr. 298

Pkt. 9 Eventuelt:

  • Dialog omkring antenneforening, bredbånd.
  • Legeredskaber på legepladsen kigges efter for råd af Martin Koldby.
  • Enkelte grundejeres manglende vedligeholdelse / renholdelse af kantsten.
  • Enkelte problemer vedr. Græsslåning på fællesarealet.
  • Mogens Priess prøver at gå i dybden med ejendomsvurderingen, er den for høj for området.
  • Meget gerne udsendelse af referat på mail.
  • Tilretning af menu på hjemmesiden.

Dirigenten takkede for god ro og orden.

Kjeld Nielsen /Finn Pedersen /Mogens Priess-Sørensen

Formand /Referent /Dirigent

Referat fra generalforsamlingen 2012

Referat

Generalforsamling i Grundejerforeningen Røntoppen afholdt Torsdag den 15. november 2012. 

Tilstede var repræsenteret 9 husstande (ud af 39), heraf sad de 4 i bestyrelsen. 

Pkt. 1 Valg af dirigent 

Mogens Priess-Sørensen (Nr. 304) blev enstemmigt valgt og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 

Pkt. 2 Formandens beretning

Formand Kjeld Nielsen (Nr. 302) berettede om årets aktiviteter i foreningen. Beretningen indeholdt følgende: 
Bestyrelsen konstituerede sig efter sidste generalforsamling således: 

  • Kjeld Nielsen (302) – formand
  • Majken Pedersen (294) – aktivitetsansvarlig
  • Martin Kolby ( 296) – legepladsansvarlig
  • Lars Reinholdt (256) – sekretær
  • Søren Aarup Iversen (324) – kasserer

Aktiviteter:

  • I foråret blev omdelt slåplan til alle 39 husstande. 
  • Der blev afholdt fastelavnsfest på lejepladsen med deltagelse af 15-20 børn og voksne 
  • Legepladsdag blev afholdt i slutningen af april – med 5 deltagere. Der blev foretaget almindelig oprydning på arealet. Ingen større arbejder gennemført.
  •  Til Sct. Hans tilsluttede vi os som tidligere år grundejerforeningen Rønvangens bål og arrangement. Fremmødet af grundejerforeningens beboere vurderes som værende minimal, hvorfor bestyrelsen ikke forventer at tilslutte sig det tilsvarende arrangement næste år. Det også set i relation til det arbejde som bestyrelsen pålægges i samme forbindelse 
  • Sommerfest blev afholdt i august med deltagelse af 3 familier.
  • Revnet asfalt er lappet i oktober efter regnskabsårets udløb. Udgiften i den forbindelse blev på kr. 18.017,50, som derfor først vil indgå i næste års regnskab.

Pkt. 3 – Fremlæggelse og godkendelse af regnskabet

Regnskabet blev godkendt uden bemærkninger.

Pkt. 4 – Fremlæggelse og godkendelse budgettet

Budgettet blev godkendt uden bemærkninger. Årsagen til udgiften til snerydning er så forholdsvis stor, skyldes det forhold at foreningen ikke har modtaget faktura for flere års snerydning. 

PKT. 5 – INDKOMNE FORSLAG

Der var ingen indkomne forslag.

Pkt. 6 – Valg af bestyrelsesmedlemmer / Suppleanter /revisor

Følgende blev genvalgt til bestyrelsen:

  • Søren Aarup Iversen (324). Han blev valgt for en 2 årig periode.
  • Bestyrelsesformanden takkende det fratrædende bestyrelsesmedlem Lars Reinholdt for hans indsats gennem årene.
  • Som nyt medlem til bestyrelsen blev valgt Finn D. Pedersen (268)

Herefter består bestyrelsen af: Finn D. Pedersen (268), Majken Pedersen (294), Martin Kolby (296), Kjeld Nielsen (302) og Søren Aarup Iversen (324) 

Følgende blev valgt til suppleanter: Heidi Højgaard (284) og Niels Berg (314)

Foreningens revisor er uændret Sven Sandby Hansen (298), som revisorsuppleant blev valgt Henrik Jensen (272) 

Pkt. 7 – Eventuelt

Følgende emner blev drøftet:

  • Evt. behov for kontingent stigning fremover. Det blev pålagt bestyrelsen at undersøge, hvorvidt de opsparende midler er tilstrækkelige i forhold til en fremtidig renovering af vejen, således en evt. kontingentstigning kan blive taget op til vurdering og evt. foreslået ved indkaldelsen til næste års generalforsamling.
  • Parkering i hjørnet ved stamvejen blev igen i år diskuteret. Stedet anvendes til tider som parkeringsplads af beboere fra Birkevænget. Specielt i vintermånederne kan der opstå farlige situationer pga. vejen derved bliver for smal til 2 biler. Bestyrelsen vil igen forsøge at få parkeringen stoppet.
  • Ujævnheder på fælles stien mellem de to grundejerforeninger blev påpeget. Bestyrelsen vil tage kontakt til kommunen, således ujævnhederne kan blive udbedret.

Dirigenten hævede herefter generalforsamlingen og takkede for god ro og orden  

Kjeld Nielsen / Søren Aarup Iversen

Formand / Referent