Referat af Generalforsamling 2016

Referat af generalforsamling i grundejerforeningen Røntoppen, afholdt tirsdag den 15. november 2016.

Følgende deltog
Michael (266), Finn (268), Erik (270), Heidi (284), Martin (296), Svend (298), Frode (300), Kjeld (302), Mogens (304), Poul (306), Hanne (312), Christina (318), Stefan (328)

Desværre var bestyrelsesmedlem Michael (326) forhindret i at deltage i generalforsamlingen.

1) Valg af dirigent
Martin Kolby (296) blev valgt som dirigent. Der var enighed om, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne.

2) Formandens beretning
1. Årets arrangementer:
a. Fastelavn blev afholdt sammen med Rønvangen (Billigere end selv at holde det)
b. Legepladsdag med godt fremmøde. Udelukkende normalt vedligehold, da det var for fugtigt til at male. Efterfølgende har bestyrelsen slebet picnicbordet ned og givet det olie, samt malet legetårnet.
c. Sankt Hans blev afholdt sammen med Rønvangens grundejerforening (Godt tilbud indenfor budget).
d. Sommerfest som var en rigtig hyggelig eftermiddag og aften. (Det var her forslaget om et telt kom op. Behandles under pkt. 4) på dagsordenen.

2. Det lykkedes at få slået græs igen i år. (Drøftelse af plæneklipper under pkt. 6)

3. Vi har fået beskåret træerne og fejet vejen.

4. Røntoppens bestyrelse har startet dialog op med de øvrige grundejerforeninger i forhold til overtagelse af stamvejen Rønvangen, som kommunen ønsker at overdrage. Emnet drøftes under pkt. 7.

5. Oplæg vedr. kommende renovering af slidlag i 2018. Bestyrelsen anbefaler, at der forud herfor tages kontakt til uvildig vejingeniør vedr. mulige tiltag og kravspecifikation.
Mulige emner: Renovering af overkørsler, hævning af enkelte kantstene, reparation af kantstene.

Kommentarerne til de enkelte punkter er samlet under punkt 4 og punkt 5 nedenfor.

3) Fremlæggelse og godkendelse af regnskab for 2015/2016
I håndteringen af foreningens økonomiske midler, varetager bestyrelsen grundejerforeningens fælles interesser, som vedtaget i vedtægterne.

Regnskabet blev gennemgået af kasseren (Christina, 318). Følgende blev fremhævet:
a. Fortsat ingen regning på snerydning.
b. Vi fik ekstraordinære (=uventede) udgifter til legepladsen, da den ene kæde til dækgyngen sprang. Det var nødvendigt at skifte gynge, kæder og beslag. Kæder på babygynge blev udskiftet samtidig.
c. Fejning af vej var et introtilbud.
d. Vi holdt os under budgettet på alle poster på nær legepladsen.
e. Samlet set har vi overholdt budgettet – også hvis vi tager snerydning ud af regnskabet.

Der blev givet information om følgende:
f. at vi har opsagt netbank til Vestjysk bank, da de er begyndt at opkræve et gebyr på 50 kr. pr. kvartal. Vi brugte kun netbanken til at tjekke saldo og renter ved regnskabsårets udgang.
g. at pengene i Danske Bank og Vestjysk Bank skal bruges til vedligeholdelse af vejen, og at de frigives i 2018. De blev bundet i nogle år, for at vi kunne få nogle renter.

Der var følgende kommentarer og spørgsmål til regnskabet:
h. Kjeld (302) er ikke enig i, at der skal bruges penge på Skt. Hans. Svaret fra generalforsamlingen var, at bestyrelsen selv beslutter, hvilke arrangementer der skal afholdes, så længe budgettet ikke overskrides. Bestyrelsen supplerede med, at alle naturligvis var meget velkomne til at komme med forslag til arrangementer og hjælpe med gennemførsel af dem.
i. Poul (306) spurgte, hvorfor ikke hele bestyrelsen underskrev regnskabet. Svar: Dette har været praksis i mange år, og det gøres også sådan i andre foreninger. Generalforsamlingens konklusion: Det blev vedtaget, at den nuværende praksis er tilstrækkelig.

Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen.

4) Fremlæggelse og godkendelse af budget for 2016/2017

Budgettet blev gennemgået af kasseren (Christina, 318). Følgende nye punkter på budgettet blev fremhævet, diskuteret og stemt om:

a. Indkøb af festtelt: Bestyrelsen havde modtaget og behandlet forslag om indkøb af festtelt til brug for afholdelse af sommerfest og til mulig udlejning til foreningens medlemmer. Bestyrelsen havde fundet forslaget egnet og derfor medtaget det i budget for 2016/2017. På vegne af bestyrelsen fremlagde Martin (296) oplæg til mulige regler for leje af festteltet. Der var bred modstand mod forslaget.
Afstemningen endte 7 imod, 4 for og 2 neutral. Punktet fjernes derfor fra budgettet.

Der blev fra generalforsamlingens side vist villighed til, at såfremt der prioriteres afholdelse af sommerfest i 2017, kan der lejes telt til formålet, så længe det kun medfører en mindre budgetoverskridelse. Dette ville kunne lade sig gøre ved undtagelsesvis at øge brugerbetalingen til festen.

Der var et forslag om, at der generelt skulle indføres øget brugerbetaling til f.eks. sommerfest, men det var der ikke opbakning til.

Der var et forslag om, at budget for arrangementer i 2018 hæves, sådan at udgift til leje af festtelt til sommerfest kan dækkes. Der var villighed til at se positivt på forslaget, men det må tages op på generalforsamlingen i 2017.

b. Udskiftning af vippe-motorcykel på legepladsen. Bestyrelsen blev spurgt, om de havde tænkt støbning af nyt fundament ind i budgettet. Det er ikke tænkt ind, men det afsatte beløb er så højt sat, at det bør kunne håndteres. Der var enighed om, at udskiftning af vippe-motorcyklen er nødvendig vedligeholdelse af legepladsen. Punktet blev godkendt af generalforsamlingen og forbliver derfor på budgettet.
Kjeld (302) kom med konkret forslag til vippe-motorcykel, sådan at eksisterende fundament evt. kan genbruges.

c. Rådgivning fra vejingeniør forud for etablering af nyt slidlag på vores egen del af vejen i 2018/2019: Dette punkt gav anledning til en del diskussion, hvor der både var for og imod. Det blev bl.a. diskuteret, hvad der skulle ændres/repareres ift. overkørsler, kantstene, rendestensbrønde mv., og hvorvidt det var nødvendigt. Bestyrelsen anbefaler, at en uvildig vejingeniør kigger på vejen, inden vi skal have nyt slidlag på i 2018/2019.

Følgende referatføres da det er grundlag for afstemning om punktet på budgettet:
• De tiltag, vejingeniøren anbefaler efter gennemgangen af vejen, skal naturligvis godkendes på en generalforsamling, inden arbejdet kan igangsættes.
• Bestyrelsen kan først entrere med uvildig vejingeniør, når der er kommet en afgørelse af, om ”Høje Tåstrup modellen” vil blive indført i Favrskov, eller Favrskov vil tilbyde en serviceordning, og hvad den i så fald vil indeholde.
• Kjeld (302) ønskede at få ført til referat, at han ikke vil bruge penge på en vejingeniør, men i stedet ønsker gratis rådgivning fra et eller flere asfaltfirmaer i forbindelse med deres afgivelse af tilbud på nyt slidlag.

Afstemningen endte: 1 imod og 12 for forslaget. Punktet bliver derfor på budgettet.

d. Tømning af sandfangsbrønde (kloaker):
Seneste tømning af sandfangsbrønde ligger flere år tilbage, og derfor bør det gøres igen. I samme ombæring vil vi få firmaet til at hjælpe os med at vurdere, hvor ofte vi skal tømme brøndene fremover.

Der var enighed om, at tømning af sandfangsbrønde er nødvendig vedligeholdelse, og punktet blev godkendt af generalforsamlingen og forbliver derfor på budgettet.

Yderligere et punkt blev diskuteret og ændret:
e. Snerydning: 5 års hensættelser + vurderede udgifter for vinter 2016/2017: Denne post står til 20.000 kr. og skævvrider vores regnskab. Generalforsamlingen besluttede derfor, at nedsætte beløbet til 4.000 kr. Hvis der mod forventning kommer regninger for de foregående maks. 5 år, så er der tilstrækkelige midler på foreningens driftskonto til at dække beløbet. Generalforsamlingen accepterer en budgetoverskridelse i den forbindelse.
Derfor ændres snerydningsposten til: Snerydning: 4.000

Generelle kommentarer og spørgsmål til budgetposterne:
f. Overskridelse af legeplads-budget 2016/2017 er ok, da det er nødvendigt med indkøb af ny græsslåmaskine, da denne er gået i stykker, samt at der evt. bliver ekstra udgifter til fundament til vippemotorcykel.

g. Må bestyrelsen sætte nye poster på budgettet til en generalforsamling, for så at drøfte disse poster på generalforsamlingen?
Generalforsamlingen kom frem til, at dette var den rette måde at gøre det på. Hvis posterne ikke fremgår af budget fremsendt sammen med indkaldelse til generalforsamling, skal de afvente indstilling til næste generalforsamling, og kan således ikke eksekveres i kommende budgetår.
Generalforsamlingen er naturligvis i sin fulde ret til at forkaste en udgiftspost på budgettet, jf. f.eks. festteltet.

Endelig skulle der tages stilling til den foreslåede kontingentstigning:
Christina (318) beklagede på bestyrelsens vegne, at der i indkaldelsen til generalforsamlingen ikke blev informeret om begrundelser for den foreslåede kontingentstigning. Begrundelsen skal ikke findes i de nye budgetposter, da der er tilstrækkelig kapital på vores driftskonto til at dække disse udgifter. Begrundelsen er, at grundejerforeningens medlemmer står overfor at overtage driften stamvejen Rønvangen sammen med de andre grundejerforeninger omkring stamvejen. Dette vil give øgede udgifter.

Hovedargumenterne imod en kontingentstigning:
– Vi har i forvejen en stor opsparing på vores vej-konti, der kan tages i anvendelse.
– Vi kender ikke de reelle udgifterne til drift af stamvejen, hvorfor en kontingentstigning ikke er fuldt afdækket.

Hanne (312) ønskede at få ført til referat, at en kontingentforhøjelse var latterlig, når vi havde så mange penge på kontoen ( ;-) ).

Generalforsamlingen besluttede, at kontingentet ikke skulle forhøjes i år.

Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen med de ovenstående ændringer.
Revideret budget er sendt ud pr. e-mail.

5) Indkomne forslag siden udsendelse af indkaldelse
Der var ingen indkomne forslag.

Niels Berg (314) kunne desværre ikke deltage i generalforsamlingen og havde derfor på forhånd sendt nogle kommentarer til budgettet, primært vedr. festtelt, vejingeniør og kontingent. Kommentarerne er helt i tråd med de synspunkter der blev drøftet under ovenstående.

6) Forslag fra bestyrelsen til drøftelse
Skal vi indkøbe ny græsslåmaskine med træk på hjul?
Generalforsamlingen: Ja
Kjeld (302) kom med konkret forslag til, hvilken model der bør indkøbes, og dette vil bestyrelsen undersøge nærmere.

Skal der anvendes salt på vejene til vinter som en forsøgsordning?
Generalforsamlingen: Nej.

7) Overdragelse af stamvejen
Kort redegørelse for bestyrelsens arbejde i forbindelse med, at kommunen ønsker at gøre stamvejen Rønvangen til privat fællesvej, hvor vi ville skulle overtage driften af vejen. Christina (318) er pt. primus motor på dette arbejde.

Christina (318) deltog i borgermødet i maj 2016 og startede en dialog op med de andre grundejerforeninger omkring stamvejen i august 2016. Alle grundejerforeninger udviser villighed til at samarbejde, så det er meget positivt.

To, der har forstand på veje, har gennemgået tilstanden på stamvejen Rønvangen og samlet deres observationer i et dokument. Derudover har formanden for Overdrevet, som er jurist, lavet en indsigelse med baggrund i Overdrevet. På baggrund af de to dokumenter laver vi i bestyrelsen en indsigelse på vegne af vores grundejerforening og sender den til kommunen senest den 23. december 2016.

Hver enkelt grundejer har naturligvis også mulighed for på egen hånd at skrive indsigelser til kommunen til og med den 23. december 2016. Der kan bl.a. hentes oplysninger i den tilsendte tilstandsrapport, samt på kommunens hjemmeside: https://www.favrskov.dk/omklassificering

Generalforsamlingen støttede op om bestyrelsens arbejde i denne sag.

Der blev ytret et ønske om, at grundejerne blev holdt orienteret om bestyrelsens arbejde ift. overtagelse af stamvejen, og det gør vi gerne på et overordnet niveau. Har man behov for en grundigere gennemgang af vores arbejde, må I endelig skrive en mail til roentoppen@gmail.com, og så tager vi fat i jer, så vi kan få en snak om det.

8) Valg af bestyrelsesmedlemmer
Christina Kejser Halse (318) og Stefan Væggemose (328) blev genvalgt.

9) Valg af suppleanter
Jens Christian Andersen (320) og Michael Poulsen (262) blev valgt som suppleanter.

10) Valg af revisor
Sven Sandby Hansen (298) blev genvalgt som revisor.
Henrik Jensen (272) blev genvalgt som revisor-suppleant.

11) Eventuelt

Der blev ytret utilfredshed med, at dagsorden ikke følger den dagsorden, der er vedtaget i vedtægterne. Det blev besluttet, at fremtidige generalforsamlinger skal have en dagsorden, der følger den i vedtægterne opstillede, og at nye punkter skal tilføjes som underpunkter.

Bestyrelsen takkede for det pæne fremmøde, og generalforsamlingen blev hævet.